El Presupuesto como herramienta de planificación del negocio
Una de las debilidades más comunes que identificamos en las medianas y pequeñas empresas es que, o bien no hacen, o hacen de manera incorrecta o desordenada, el planeamiento financiero de su negocio.
Hacer bien el presupuesto es primordial para la salud financiera del negocio. Adelantar esta actividad es fundamental no solo para orientar la asignación correcta de los recursos de la organización sino también para verificar que se están cumpliendo las metas establecidas por el equipo gerencial.
¿Qué debe entender un medio o pequeño empresario cuando se le habla de presupuesto?
Un presupuesto se elabora para obtener, en un período temporal, una serie de metas que la empresa se ha propuesto. Formular un presupuesto es planear lo que quiere realizar en el futuro y expresarlo en términos monetario incluyendo su respectivo plan de acción
El presupuesto usualmente corresponde a un ejercicio anual, aunque también puede ser posible formularlo para periodos semestrales o trimestrales. En todo caso el periodo dependerá de las necesidades del negocio. No obstante, es fundamental que se detalle de forma mensual de tal manera que se facilite su seguimiento y evaluación.
Pasos claves para elaborar el presupuesto para su organización
1. Disponer de un plan estratégico y objetivos empresariales definidos
Como paso previo es importante conocer en detalle no solo el negocio sino también el mercado y el sector en el cual se opera o se desarrolla la actividad empresarial.
Derivado de lo anterior se deben establecer metas financieras para el negocio a fin de hacer seguimiento a su desempeño. Éstas deben ser medibles y realistas, soportadas en análisis de tendencias y/o prospectivos, de tal modo que motiven a todos los colaboradores al logro de las mismas.
2. Pronosticar los ingresos
Esta es una de las principales actividades a desarrollar al momento de formular el presupuesto. Lo normal es que los ingresos provengan de las expectativas de ventas que tenga el equipo comercial. De ahí la importancia de conocer a profundidad el mercado y los clientes del negocio.
Con frecuencia se suele establecer tres escenarios posibles: nivel bajo de ventas, nivel medio de ventas y nivel alto de ventas. Lo importante es que se realice una estimación lo más exacta posible teniendo como base la mejor información disponible a fin de que la proyección se ajuste, en la medida de lo posible, a la realidad del mercado.
Es relevante indicar que a partir de los ingresos se tomarán decisiones empresariales de distintas áreas que pueden determinar el futuro del negocio.
3. Presupuestar los costos y gastos, bien sea fijos o variables
Todo negocio debe contar con políticas, procedimientos y herramientas que permitan tener control y seguimiento los movimientos de dinero. Así se podrá monitorear cada uno de los desembolsos (costos, gastos, inversiones) y gestionar los recursos que tengas de forma más eficiente.
Los costos y gastos fijos hacen referencia a aquellas erogaciones que se tienen realizar durante todo el periodo, con independencia de la facturación o del nivel de producción de la empresa. Los costos y gastos variables, a su vez, son los que varían a lo largo de un período en función de factores como la escala de producción.
4. Pronosticar el flujo de efectivo del negocio
El flujo de efectivo es una herramienta básica de la gestión financiera. Con ésta se planifica el uso más eficiente de la caja con la que dispone el negocio, además de buscar mantener saldos acordes con las necesidades de dinero que requiere la empresa para su correcta operación.
Con esta herramienta se tendrá visión panorámica evitando que se incumpla con una serie de obligaciones como el pago a proveedores, servicios o personal. También evita que exista algún tipo de efectivo ocioso que no genere algún beneficio para la empresa.
Si el nivel de efectivo es positivo, significa que el negocio tiene recursos suficientes para la operación. En caso contrario, se necesita de financiamiento adicional que puede venir bien sea de los accionistas y/o del sistema financiero.
5. Hacer un presupuesto integral de todas las áreas
Es fundamental que cada área de la organización disponga de su propio presupuesto. De esta manera resulta más fácil hacer control y seguimiento, y contribuir con el cumplimiento del presupuesto general de la empresa.
6. Programar revisiones periódicas de seguimiento
Esto no aparece en una plantilla de presupuesto, pero hace parte de la disciplina y cultura financiera de la organización.
La revisión irá mostrando si los resultados que se están obtenido (en ingresos, costos, gastos, inversiones, etc.) van en línea con respecto a las metas planeadas. Si hay dispersiones significativas se deben entender las razones que explican dicha situación a efectos tomar las decisiones que mejor convengan a los intereses de la empresa.
Es importante tener en mente que el presupuesto no es una herramienta inmodificable y escrita en “piedra”. Este debe responder a la dinámica del negocio y se puede y se debe modificar durante su vigencia.
¡¡¡Para que tu negocio esté bien gestionado se debe formular y realizar las revisiones al presupuesto de forma continua y en BPO Global Consultax podemos acompañarte en este propósito!!!
